Tác giả: Paul Kirvan
Thị trường chuyển đổi số doanh nghiệp đang tăng trưởng 1 với tốc độ chóng mặt. Nhiều nỗ lực chuyển đổi số đã đạt được thành công đáng kể trong thời kỳ đại dịch nhằm thúc đẩy hỗ trợ việc làm việc từ xa. Các doanh nghiệp buộc phải nhanh chóng áp dụng các mô hình kinh doanh số để tiếp tục hoạt động.
Cho dù doanh nghiệp của bạn đang trong giai đoạn bắt đầu chuyển đổi số, triển khai chuyển đổi số thành công hay chỉ mới bắt đầu thực thi chuyển đổi số, thì doanh nghiệp phải có ý thức rõ ràng về những gì sẽ xảy ra trong quá trình chuyển đổi số.
Vậy, điều gì tạo nên thành công của việc chuyển đổi số. Đó có phải chỉ là việc di chuyển hoạt động của công ty lên các nền tảng số? Triển khai CRM để tăng doanh thu và thị phần? Vì cuối cùng lý do chuyển đổi số là để cải thiện hoạt động kinh doanh – bằng cách mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn, cải thiện năng suất, loại bỏ sự kém hiệu quả, v.v.
Việc nhận ra những lợi ích kinh doanh này không xảy ra trong một sớm một chiều mà phụ thuộc vào nhiều yếu tố, từ sự tham gia của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đến sự hiểu biết vững chắc về cách ứng dụng công cụ kỹ thuật số và công nghệ mới, chẳng hạn như AI và Machine Learning.
Dưới đây là 1 số mẹo cung cấp một lộ trình chuyển đổi số thành công.
1. Tiến hành nghiên cứu việc chuyển đổi số
Chuyển đổi số là một công việc phức tạp đối với hầu hết tổ chức. Bắt đầu quá trình chuyển đổi bằng cách tìm hiểu càng nhiều càng tốt về chuyển đổi số cũng như các hệ thống và công nghệ hiện hữu trên thị trường. Việc tìm kiếm online có thể thu thập được vô số thông tin về việc: Chuyển đổi số – đó là gì, cách lập kế hoạch, các nhà cung cấp cung cấp sản phẩm chuyển đổi số và cách phát triển các kế hoạch dự án. Các công nghệ DX (Chuyển đổi số) bao gồm:
- Công nghệ điện toán đám mây: với nhiều dịch vụ như managed services (Dịch vụ quản lý giá thành sử dụng tài nguyên trên các nền tảng điện toán đám mây như AWS, GCP, Azure,…) , hoặc SaaS (phần mềm dưới dạng dịch vụ) hay PaaS (Nền tảng dưới dạng dịch vụ).
- AI và machine learning: Cải thiện hiệu suất làm việc của con người, tạo nên những ứng dụng tinh vi cho con người.
- Phân tích dữ liệu: Xây dựng các thuật toán để rút ra được nhiều insight từ các dữ liệu quá khứ và tương lai.
- IoT: 1 chuỗi triển khai nhiều thiết bị thông minh, kết nối với internet để hỗ trợ và tương thích với những yêu cầu của quá trình chuyển đổi số.
2. Xác định và phân tích những cách cụ thể mà chuyển đổi số có thể giúp cải thiện hoạt động kinh doanh
Phân tích cách doanh nghiệp hiện đang hoạt động. Ví dụ, kiểm tra giao diện giữa khách hàng và doanh nghiệp: Loại thông tin khách hàng nào hiện đang được thu thập? Dữ liệu được định dạng như thế nào, ví dụ: ghi chú bằng văn bản, bảng tính? Công ty sẽ làm gì với thông tin này? Những chuyển biến nào có thể được thực hiện để nâng cao trải nghiệm của khách hàng?
Nếu mục tiêu là cải thiện sự cộng tác, năng suất, nhóm chuyển đổi số của bạn sẽ cần quan sát cách các nhân viên hiện đang tương tác với nhau như nào và điều này ảnh hưởng đến năng suất của họ như thế nào. Tiếp đến là lập bản đồ quy trình công việc, đồng thời phân tích cách công nghệ hiện trên thị trường về khả năng tạo điều kiện – hoặc cản trở – quy trình làm việc. Tiếp theo, xác định những thay đổi đối với những hoạt động này và khả năng cải thiện sự cộng tác và năng suất .
Những hiểu biết sâu sắc về những thay đổi này trong hoạt động kinh doanh sẽ đến từ các nhà lãnh đạo và quản lý cấp cao. Các phân tích sẽ được sử dụng để thiết lập một bộ thước đo mới và xác định các công nghệ mới hoặc các cải tiến đối với các công nghệ hiện có để giúp doanh nghiệp lập kế hoạch cho sáng kiến chuyển đổi số của mình.
3. Tóm tắt kết quả nghiên cứu cho nhóm quản lí cấp cao
Sau khi thu thập và phân tích nghiên cứu về các công nghệ chuyển đổi số có trên thị trường và các vấn đề về hiệu suất kinh doanh, hãy tóm tắt kết quả nghiên cứu cho nhóm quản lí cấp cao để đảm bảo họ hiểu phạm vi của công việc, bao gồm những điều sau:
- Cơ hội và rủi ro kinh doanh;
- Các chiến lược để đạt được các mục tiêu mong muốn;
- Các khoản đầu tư cần thiết;
- Thời gian cần thiết để hoàn thành việc chuyển đổi doanh nghiệp
- Tác động của các hoạt động chuyển đổi số đối với nhân viên và văn hóa của công ty; và
- Cách các phương pháp tiếp cận mới sẽ được triển khai cho khách hàng và các đối tác
4. Nhận hỗ trợ của quản lý cấp cao để chuẩn bị ngân sách và kế hoạch chiến lược
Bước tiếp theo là xin phép quản lý cấp cao để chuẩn bị chiến lược, ngân sách và kế hoạch thực hiện chương trình chuyển đổi doanh nghiệp. Với kế hoạch từ 3 năm đến 5 năm là một phần của chiến lược tổng thể.
5. Phối hợp với các phòng ban liên quan chính để tạo ra chiến lược và tầm nhìn chuyển đổi số
Cần có sự tham gia của nhiều phòng ban để đăt ra một chiến lược và tầm nhìn chuyển đổi số:
- Ban lãnh đạo cấp cao có thể xác định các mục tiêu của công ty mà chuyển đổi số cần đạt được.
- Các nhà lãnh đạo của từng đơn vị là người hiểu rõ nhất về cách tổ chức của họ hỗ trợ các mục tiêu của công ty ra sao. Họ cũng có thể xác định các thành viên chủ chốt trong nhóm, những người hiểu biết sâu sắc về quy trình kinh doanh và những người có thể xác định các cách để cải thiện chúng.
- CIO, CTO thường là những người đóng vai trò chính trong việc triển khai sáng kiến chuyển đổi số. Giám đốc kỹ thuật số, một vị trí tương đối mới, có thể xác định các hệ thống và công nghệ cần thiết để đạt được các mục tiêu của dự án chuyển đổi số.
Tuyên bố về tầm nhìn chuyển đổi số, 1 bản mô tả nguyện vọng của dự án chuyển đổi của bạn – ví dụ: “trở thành nguồn cung hàng đầu cho công nghệ X trong nước.”
Chiến lược chuyển đổi số nắm bắt nhiều hoạt động cụ thể và hướng chúng đến mục tiêu cuối cùng, đây là cơ sở để hoàn thành tuyên bố về tầm nhìn. Chiến lược sẽ dựa trên bản nghiên cứu do nhóm chuyển đổi số thực hiện và dựa trên thông tin từ CIO và CTO về các công nghệ chuyển đổi số hiện có và cách giới thiệu nhóm công nghệ này cho tổ chức. Điểm cuối cùng rất quan trọng: Khi phát triển chiến lược chuyển đổi số, điều quan trọng là phải xem xét tác động của môi trường sau chuyển đổi đối với nhân viên.
6. Lập kế hoạch và ngân sách dự án có thể thích ứng với các hoạt động kinh doanh.
Hãy nhớ rằng doanh nghiệp không bao giờ ngừng hoạt động trong khi bạn triển khai kế hoạch ứng dụng công nghệ mới. Một bản kế hoạch dự án lý tưởng cần ghi nhận và đánh giá những rủi ro, đình trệ mà nó có thể mang lại tới hoạt động kinh doanh. Hãy đảm bảo bảng cân đối kế toán của bạn dự trù 1 khoảng cho các chi phí phát sinh, chẳng hạn như nhu cầu nâng cấp phần mềm, gia hạn phần mềm và đảm bảo rằng bạn là người kiểm soát được những thay đổi này.
7. Chọn công nghệ phù hợp với các ưu tiên kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhiều hệ thống, ứng dụng và tài nguyên mạng khác nhau sẽ cần được kiểm tra và đánh giá trước khi đưa ra đề xuất cho quản lý cấp cao về một chương trình chuyển đổi số toàn danh nghiệp. Sáng kiến chuyển đổi kinh doanh không phải là một loại hoạt động “triển khai thử”. Cần tiến hành thẩm định trước để đưa ra phương án tốt nhất. Điều quan trọng là đảm bảo việc triển khai công nghệ sẽ:
- Giúp công ty đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình;
- Cung cấp trải nghiệm tốt nhất có thể cho nhân viên và khách hàng;
- Thích ứng với các yêu cầu kinh doanh hiện tại và tương lai;
● Tận dụng công nghệ AI và ML để ra quyết định kinh doanh dựa trên những tính toán thông minh
8. Tận dụng sự hỗ trợ của nhân viên như một phần của quá trình chuyển đổi
Mặc dù đúng là việc chuyển đổi số đòi hỏi sự hỗ trợ của quản lý cấp cao, sự hỗ trợ của nhân viên và chấp thuận để thay đổi văn hóa làm việc đối với chương trình chuyển đổi cũng quan trọng không kém, vì nhân viên sẽ là người dùng sử dụng các tài nguyên chuyển đổi số mới để cải thiện trải nghiệm của khách hàng, cùng nhiều hoạt động khác. Điều này dần sẽ trở thành một nỗ lực chung trên toàn bộ bộ phận của công ty.
Hãy chứng minh cho nhân viên của bạn thấy việc chuyển đổi này sẽ giúp họ cải thiện hiệu suất ra sao. Đồng thời, cho họ thấy doanh nghiệp đang giúp nhân viên hỗ trợ khách hàng dễ dàng hơn, nhanh chóng thích ứng với nhu cầu thay đổi của khách hàng và cung cấp giá trị lớn hơn cho khách hàng so với các phương pháp trước đây.
9. Phát triển các phương pháp theo dõi và nghiệm thu hiệu suất
Cần xem xét các vấn đề như:
- Phòng ban tiềm năng để đầu tư
- Thời gian cần thiết để thực hiện
- Tác động văn hóa
Thay đổi hoạt động và phản ứng của khách hàng khi phát triển các chỉ số để phân tích các khía cạnh khác nhau để đánh giá hiệu suất chuyển đổi số và chứng minh giá trị của nó đối với công ty.
Ví dụ: chỉ đơn giản triển khai một hệ thống CRM mà không có các hoạt động hỗ trợ cần thiết – ví dụ: đào tạo nhân viên, kiểm tra hệ thống, tài liệu, đo lường hiệu suất, phân tích dữ liệu, hỗ trợ quản lý và các hoạt động ứng phó khẩn cấp – là một công thức dẫn đến thất bại.
10. Tập huấn
Hỗ trợ nhân viên trong quá trình chuyển đổi doanh nghiệp có thể được thực hiện dễ dàng hơn với nhiều hoạt động đào tạo và nâng cao nhận thức. Được tiến hành đào tạo trực tiếp lẫn trực tuyến, điều này tùy thuộc vào tác động của đại dịch.
Việc đào tạo cho tất cả nhân viên, bao gồm cả quản lý cấp cao và những phòng ban liên quan. Điều này đảm bảo rằng nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái với hệ thống chuyển đổi số và mong muốn bắt đầu sử dụng. Từ góc độ văn hóa, chấp nhận chuyển đổi công nghệ đồng nghĩa với thành công.
11. Liên tục thử nghiệm
Trước khi các hệ thống mới chính thức được đưa vào vận hành, hãy thử nghiệm chúng trên diện rộng để đảm bảo rằng tất cả các rủi ro có thể xảy ra đều được xác định và khắc phục. Hãy yêu cầu nhân viên tham gia vào các hoạt động thử nghiệm, vì họ là người sử dụng hệ thống . Nếu có thể, hãy mời những khách hàng chính tham gia thử nghiệm, vì phản hồi của họ rất quan trọng.
12. Chuẩn bị cho các sự kiện phát sinh ngoài kế hoạch
Như bất kỳ kế hoạch nào, điều cần thiết là phải có sẵn các kế hoạch dự trù và khắc phục để giảm thiểu bất kỳ sự gián đoạn kinh doanh nào do sự cố công nghệ. Làm việc với (các) nhà cung cấp dịch vụ chuyển đổi số để đảm bảo hệ thống của họ được bảo vệ đúng cách, các dịch vụ mạng khả dụng và các linh kiện dự phòng có sẵn.
Nếu các hệ thống mới được đưa lên điện toán đám mây, hãy đảm bảo rằng tất cả các hệ thống và dữ liệu có thể được sao lưu và lưu trữ an toàn để sử dụng trong trường hợp khẩn cấp.
13. Thực hiện các điều chỉnh đối với hệ thống mới dựa trên phản hồi của người dùng
Những nhân viên sử dụng hệ thống mới là nguồn thông tin tốt nhất để đảm bảo rằng hệ thống đang hoạt động tốt và xác định những điểm cần thay đổi để cải thiện hiệu suất hệ thống và trải nghiệm của khách hàng.
14. Thường xuyên xem xét hiệu suất của hệ thống cùng với các mục tiêu kinh doanh của công ty
Khi chương trình chuyển đổi số của bạn đã hoàn thành, công việc chỉ mới bắt đầu từ đây. Doanh nghiệp cần phân tích tất cả dữ liệu tài chính và hiệu suất có sẵn từ hệ thống dựa trên các số liệu đã thiết lập và báo cáo các kết quả đó cho quản lý cấp cao.
Đảm bảo thường xuyên báo cáo hiệu suất và thành công của hệ thống cho nhân viên là 1 cách để giúp nhân viên của bạn hiểu rõ về hệ thống và sử dụng thường xuyên hơn.
Nguồn: techtarget
