Liệu Chuyển đổi số có thể giảm chi phí kinh doanh?

Dịch bởi Hà Trang

Chuyển đổi số là một khía cạnh mà tất cả các tổ chức kinh doanh đang đặt cược để tăng tốc độ phát triển và thích ứng với các xu hướng thị trường mới. Công nghệ là một đồng minh tuyệt vời để cắt giảm các chi phí không cần thiết và giữ cho ngân sách trong tầm kiểm soát. Chuyển đổi số và sự hội tụ của nó với các chiến lược kỹ thuật số nói chung, bao gồm các lĩnh vực hoạt động, chiến lược và quản lý:

Trong lĩnh vực hoạt động, việc sử dụng và tích hợp các công cụ công nghệ kỹ thuật số, chuyển đổi các quy trình, có thể quan sát thấy sự số hóa các tài liệu, sự thay đổi trong quá trình xử lý dữ liệu trên đám mây, cũng như việc tối ưu hóa các quy trình nói chung.
Trong lĩnh vực chiến lược, có một sự thay đổi đáng chú ý trong cách làm việc, tập trung nhiều hơn vào nhu cầu của người tiêu dùng để đưa ra các quyết định quyết đoán hơn và tạo ra các giải pháp giá trị.
Khía cạnh quản lý tóm tắt sự phát triển của mô hình kinh doanh của công ty, mô hình này tận dụng các cơ hội thương mại và sản xuất do thích ứng kỹ thuật số tạo ra.

Số hóa không phải là một hành trình được thực hiện để đo lường vì mỗi lĩnh vực có những đặc thù riêng. Một ví dụ rõ ràng là lĩnh vực vận tải, nơi số hóa đã tạo ra các mô hình mới: Uber, Cabify, các mô hình không sở hữu và sử dụng phương tiện trong ngày và giờ, chẳng hạn như dịch vụ đi chung xe hoặc với các khả năng thay đổi thậm chí triệt để hơn, như Google đang cố gắng làm.

Các mô hình này đề xuất với các nhà sản xuất ô tô rằng thành phần kỹ thuật số được mở rộng sang các chức năng tự động mới như bảo hiểm, yêu cầu dịch vụ và các chức năng khác.

Công nghệ và năng suất kinh doanh

Các công ty không ngừng tìm kiếm để cải thiện hiệu quả của các quy trình của họ và công nghệ đang cho phép ứng dụng của họ trong vô số tình huống trong thế giới kinh doanh. Việc cải thiện năng suất được tạo ra theo ba cách:

Giảm thời gian thực hiện các quy trình.
Loại bỏ hoặc thay thế toàn bộ hoặc một phần nhiệm vụ trong các quy trình đó.
Bằng cách kết hợp các chức năng mới làm tăng giá trị cho quy trình hiện có.

Để đạt được sự gián đoạn đòi hỏi phải tăng mức tiết kiệm chi phí trên 40%, vì các mức thấp hơn sẽ không hiệu quả trước những thay đổi do các công ty kỹ thuật số mới đưa ra, mà với các sản phẩm và đòn bẩy mới của chuỗi cung ứng 4.0 đạt được sự gián đoạn và tiết kiệm tiềm năng rất cao, tăng dịch vụ với lương đầu tư ít hơn.

Các phạm vi cải thiện năng suất truyền thống từ 3 đến 5% mỗi năm đã bị số hóa lấn át, với tiềm năng đã được chứng minh để cải thiện chi phí trên 25%, kết hợp các phương pháp tiếp cận giám sát từ xa và robot hóa, và thông qua tối ưu hóa quy trình, cải thiện chi phí lao động theo tỷ lệ phần trăm trên 60%.

Bằng cách này, các sáng kiến như tự động hóa tài liệu hoặc số hóa và lưu trữ đám mây có thể mang lại những lợi thế như:

Tăng tốc thời gian dành cho các tác vụ cơ học.
Tối ưu hóa các quy trình.
Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu.
Truy cập ngay lập tức vào thông tin kỹ thuật số, từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào.
Giảm tác động đến môi trường.

Các khía cạnh chính của việc giảm chi phí với công nghệ

Đối với tất cả các công ty, giảm chi phí là một trong những mục tiêu chính. Có thể nói, châm ngôn trong giới kinh doanh là đạt được lợi nhuận tối đa với chi phí thấp nhất có thể, và việc sử dụng các công nghệ bền vững cũng giúp tiết kiệm tiền.

Dưới đây, chúng tôi liệt kê một số khía cạnh chính mà một công ty có thể giảm chi phí:

Cài đặt phần mềm có khả năng tập trung việc nhập thông tin từ từng khu vực và cung cấp thông tin đó cho phần còn lại của công ty trong thời gian thực, đã trở thành vũ khí tốt nhất để đưa ra quyết định đúng đắn nhằm giảm chi phí.
Di chuyển lên đám mây. Thông tin của bạn có thể được lưu trữ an toàn trên hệ thống dựa trên đám mây, cho phép tiết kiệm tới 50% so với quản lý cơ sở hạ tầng vật lý truyền thống.
Internet vạn vật. Bằng cách giới thiệu IoT, chúng tôi có thể triển khai các hệ thống trong đó mỗi máy có khả năng đo lường và giao tiếp tất cả các biến để phân tích. Điều này cho phép chúng tôi dự đoán việc bảo trì và giảm gián đoạn.
Tự động hóa các nhiệm vụ và quy trình của từng bộ phận để việc quản lý trở nên trôi chảy và hiệu quả hơn.
Giảm biên độ lỗi. Một số chi phí có thể tránh được mà một công ty phải gánh chịu là do lỗi của con người. Giảm chúng xuống mức tối thiểu phải là một trong những mục đích của các nhà quản lý công ty.
Quản lý hàng tồn kho tốt hơn, thông qua việc sử dụng phần mềm thích hợp, sẽ cho phép công ty nâng cao độ tin cậy của hàng tồn kho.
Giảm thời gian chết của máy móc và nhân viên. Sự đổ vỡ hoặc sai sót trong đơn đặt hàng công việc có thể dẫn đến việc bỏ lỡ thời hạn và giảm năng suất và chất lượng.
Đàm phán với nhà cung cấp. Một lợi thế khác được cung cấp bởi công nghệ là cơ sở dữ liệu mà nó tạo ra, cho dù đó là đơn đặt hàng, thời gian giao hàng, v.v. Thông tin này cung cấp cho công ty khả năng đàm phán với các nhà cung cấp trong nước hoặc quốc tế.
Chi phí nhân sự. Quản lý lịch trình của các biện pháp can thiệp có thể tránh các chuyến đi không cần thiết làm phát sinh chi phí.
Tiền điện. Trong số các khoản chi phí lớn nhất mà bất kỳ công ty nào phải chịu là hóa đơn năng lượng. Công nghệ kỹ thuật số giúp bạn có thể tuân thủ lịch trình bảo trì và giữ cho hệ thống và thiết bị ở điều kiện tối ưu.
Quản lý tốt các khoản thanh toán và thu tiền. Một phần mềm quản lý tốt, bao gồm các công cụ kiểm soát đơn hàng công việc, sẽ cung cấp cho chúng ta bức tranh chi tiết về ngân sách được tạo ra tại từng thời điểm, tránh những sai sót có thể xuất hiện.
Văn phòng phẩm và quản lý. Việc xử lý một trình quản lý tài liệu cho phép thông tin được tập trung và số hóa sẽ cho phép tiết kiệm không chỉ chi phí của bản thân giấy mà còn về tem, mực in và nhân sự.