Chuyển đổi số khác với các dự án công nghệ thông tin trước đây ở khía cạnh nó liên quan đến mọi hoạt động của doanh nghiệp, mọi cấp độ quản lý và nhân viên, không phải là một dự án độc lập như cách doanh nghiệp đầu tư vào các dự án công nghệ thông tin, việc lên kế hoạch và triển khai có thể chỉ thuộc thẩm quyền của bộ phận CNTT và bộ phận thụ hưởng.
Một chuyên gia gạo cội từng nhận xét: “Quá nhiều người coi DX là tất cả xoay quanh CNTT và hạ tầng, không phải như vậy, nếu bạn không tiếp cận DX từ góc độ kinh doanh và quan điểm khách hàng, bạn chắc chắn thất bại”.
Chính vì tính phức tạp và tác động tổng thể của DX lên toàn tổ chức, việc đề ra một lộ trình triển khai phù hợp là cách tốt nhất để giảm thiểu rủi ro trong triển khai chuyển đổi số. Techtarget giới thiệu một lộ trình DX gồm 6 bước như sau cho đội ngũ điều hành doanh nghiệp:
1. Thực hiện nghiên cứu và thẩm định
Thành lập nhóm dự án DX ở bước này. Nhóm bắt đầu quy trình bằng cách thu thập dữ liệu để hiểu cách doanh nghiệp hoạt động, bao gồm các nguồn lực mà doanh nghiệp sử dụng – ví dụ: con người, quy trình, công nghệ và cơ sở vật chất. Nhóm nên xem xét các kế hoạch chiến lược hiện có của công ty, các kế hoạch chiến lược CNTT, các tài liệu chính sách và thủ tục, sơ đồ tổ chức và bất kỳ tài liệu nào khác mô tả cách hoạt động của doanh nghiệp. Tiếp theo, nhóm nên phỏng vấn những nhân sự chủ chốt có hiểu biết cao về doanh nghiệp và cách hoạt động của doanh nghiệp, ví dụ: giám đốc điều hành cấp cao, lãnh đạo bộ phận, trưởng bộ phận và các chuyên gia về chủ đề. Dữ liệu từ bước này được sử dụng để bắt đầu các hoạt động trong bước 2.
2. Chuẩn bị chiến lược DX, và tóm tắt để các quản lý cấp cao và nhân viên hiểu
Một chiến lược chuyển đổi số nên mô tả kết quả cuối cùng mà dự án DX hướng tới và cách nó sẽ đạt được. Điều này bao gồm các công nghệ được sử dụng, cách thức chuyển đổi sẽ diễn ra, các hoạt động song song – ví dụ: đào tạo nhân viên và sửa đổi cơ sở hạ tầng công nghệ – cần thiết và các hoạt động liên quan khác. Khi điều đó đã được xác định, bước tiếp theo là thông báo cho quản lý cấp cao và nhân viên về các thuộc tính chính của chương trình DX. Điều chỉnh chiến lược và các hoạt động hỗ trợ khi cần thiết dựa trên đầu vào từ quản lý cấp cao và nhân viên.
3. Xác định các lựa chọn công nghệ và đảm bảo sự phê duyệt và tài trợ của quản lý cấp cao
Là một phần của quá trình phát triển chiến lược, nhóm dự án phải đảm bảo được sự chấp thuận của quản lý cấp cao đối với dự án chuyển đổi kỹ thuật số và ủy quyền cấp vốn. Để chuẩn bị cho việc phê duyệt, nhóm dự án phải nghiên cứu và xác định các hệ thống và công nghệ, tài nguyên mạng và các hoạt động di chuyển cần thiết để thực hiện thành công. Họ phải xác định tất cả các chi phí liên quan đến thực thi DX, bao gồm công nghệ mới, nâng cấp lên hệ thống hiện có, ứng dụng mới và hệ thống chuyên dụng – ví dụ: sử dụng AI – kết hợp chuyên môn bên trong và bên ngoài, sửa đổi cơ sở vật chất để phù hợp với các thành phần mới và hơn thế nữa. Khi thông tin này đã được thu thập, xem xét và phê duyệt bởi các nhà quản lý thích hợp, nhóm có thể trình bày các phát hiện và khuyến nghị của mình cho quản lý cấp cao để phê duyệt.
4. Phê duyệt kế hoạch dự án, và khởi động dự án
Trong bước này, tất cả các nguồn lực đều được phát huy tác dụng, các nhà cung cấp được sắp xếp để bắt đầu công việc của họ, các nhóm CNTT sẵn sàng bắt đầu các hoạt động của họ và nhân viên chuẩn bị bắt đầu chuyển đổi từ quy trình hiện tại của họ sang quy trình mới do chương trình DX thực hiện. Bước này là một trong những bước quan trọng nhất trong lộ trình vì nó tập hợp tất cả những người chơi lại với nhau và đẩy chương trình tiến về phía trước.
5. Thực hiện các hoạt động chuyển đổi và chuyển tiếp
Trong quá trình thực hiện DX, nhiều hoạt động sẽ diễn ra, bao gồm những hoạt động sau:
- Cài đặt và kiểm tra phần cứng và phần mềm mới, thực hiện các điều chỉnh và cải tiến dựa trên kinh nghiệm.
- Thí điểm công nghệ mới để nhân viên làm quen với các hệ thống và ứng dụng cũng như cách sử dụng chúng đúng cách. Việc thí điểm sẽ giúp phát triển các chính sách, thủ tục và thước đo hiệu suất để sử dụng các công nghệ mới. Nó cũng có thể được sử dụng để cập nhật các chính sách nhân sự khi cần thiết.
- Các chương trình đào tạo cho tất cả nhân viên trên hệ thống mới, đặc biệt là những nhân viên sẽ sử dụng chúng.
- Đánh giá thường xuyên về chi tiêu của hệ thống so với ngân sách, với những điều chỉnh khi cần thiết.
- Các cuộc họp giao ban quản lý cấp cao thường xuyên về tiến độ chương trình tổng thể.
- Thử nghiệm thí điểm các công nghệ tiên tiến, chẳng hạn như AI và học máy, để xem khả năng của chúng có thể được sử dụng tốt nhất như thế nào để phân tích dữ liệu do các hệ thống mới tạo ra.
- Kiểm tra kết quả đầu ra từ các hệ thống mới để đảm bảo kết quả phù hợp với yêu cầu của công ty và thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
- Các phiên làm việc với nhân viên tuyến đầu, những người sẽ tương tác với khách hàng, ví dụ: trong các chương trình thử nghiệm, để đảm bảo họ cảm thấy thoải mái với công nghệ mới và có thể cung cấp CX nâng cao.
- Các biện pháp để bảo vệ các hệ thống và công nghệ mới, ví dụ, kế hoạch khắc phục hậu quả được đưa ra, được lập thành văn bản và thử nghiệm.
- Quy trình sao lưu dữ liệu và lấy phụ tùng thay thế cho hệ thống mới được lập thành văn bản.
- Các chương trình đảm bảo rằng nhân viên sử dụng công nghệ mới có các thiết bị thích hợp và không gian làm việc được trang bị phù hợp, cho dù họ làm việc tại chỗ hay từ xa.
- Một kế hoạch để đóng và bàn giao dự án, bao gồm ngày bàn giao với các ngày dự phòng và cách thực hiện quy trình bàn giao (go-live).
- Tiếp thị, trang web và các hoạt động quảng bá khác để quảng bá dự án và khuyến khích khách hàng hiện tại cũng như tương lai sử dụng hệ thống mới.
6. Bắt đầu cập nhật hoạt động kinh doanh và quản lý hiệu suất
Sau khi các hệ thống và ứng dụng dựa trên DX mới hoạt động, các hoạt động quản lý chương trình sẽ bắt đầu. Trong số này có quản lý nhân sự, đánh giá hiệu suất dựa trên các chỉ số mới, đánh giá quản lý, hoạt động quản lý thay đổi, đánh giá và cập nhật công nghệ, đánh giá tài chính, phân tích tác động của hệ thống mới.
Nguồn: Techtarget
