PMS – Quản lý theo kết quả là gì?

Lịch sử hình thành khái niệm Quản lý theo kết quả (PMS)

Trong lịch sử phát triển quản lý hành chính công cho đến trước những năm 80 của thế kỷ trước, nhiều quốc gia đã trải qua thời kỳ áp dụng phương pháp quản lý theo quy trình (Management by Process – MBP) và theo nguồn lực đầu vào (Input-Oriented Management). Theo đó, các nhà quản lý, trong xây dựng và thực hiện các nhiệm vụ của quốc gia hay tổ chức thường bị chi phối ngay từ ban đầu về ngân sách và các nguồn lực. Và trong xây dựng kế hoạch và thực hiện các công việc, thường có thiên hướng đặt câu hỏi: Chúng ta có bao nhiêu tiền, bao nhiêu người, bao nhiêu thời gian v.v. (nguồn lực) để làm việc này?

Mặt khác, việc xây dựng và thực thi kế hoạch theo quy trình tuy có ưu điểm là giúp các nhà quản lý có thể theo dõi và kiểm soát chi tiết tiến độ công việc, phương pháp tiếp cận quản lý này thường bị phê phán là chưa chắc đã đảm bảo làm đúng việc, hiệu suất công việc, và đặc biết là chưa chắc đã đảm bảo đạt đươc mục tiêu.

Trong quá trình phát triển về khoa học và thực tiễn quản lý, vào thập kỷ 80 của Thế kỷ trước, đã xuất hiện một số phương pháp tiếp cận mới trong quản lý. Nổi lên trong đó bao gồm:

• Quản lý theo mục tiêu (MBO): Phương pháp tiếp cận này cho rằng khi trước xây dựng một chiến lược, một chính sách hay một công việc, nhà quản lý phải xác định rõ ngay từ đầu ban đầu (các) mục tiêu cần đạt được. (Các) mục tiêu này phải được nhận thức và thể hiện rõ ràng trong quá trình xây dựng kế hoạch, và phải được đánh giá kiểm điểm trong quá trình thực hiện.
• Quản lý theo kết quả (RBM): Yêu cầu việc đạt được mục tiêu phải được thể hiện trong các kết quả cụ thể. Và các kết quả này phải được xác định rõ ràng làm cơ sở cho việc quyết định các hoạt động trong khâu làm kế hoạch. Quản lý theo Kết quả yêu cầu phải có sự gắn kết hữu cơ giữa mục tiêu, kết quả và hoạt động thực hiện trong xây dựng và quản lý thực thi chính sách.
• Quản lý các Kết quả Phát triển (MfDR): Là phương pháp tiếp cận của các cơ quan phát triển quốc tế trong quản lý các chương trình/dự án hỗ trợ cho các quốc gia kém phát triển. Các tổ chức này đều áp dụng phương pháp tiếp cận và các công cụ quản lý theo mục tiêu và quản lý theo kết quả.
• Lập Ngân sách dựa trên Kết quả (OOB): Song hành với MBO và RBM, OOB là phương pháp sử dụng ngân sách tài chính làm công cụ trong xây dựng chính sách. Theo phương pháp tiếp cận này, các nhà quản lý phải biết cách xây dựng Kế hoạch Ngân sách/Tài chính và cách thức huy động/thực hiện (trong điểu kiện có thể) để đạt được mục tiêu. OOB cũng yêu cầu phải đánh giá liên tục theo định kỳ, kịp thời bổ sung điều chỉnh cùng với kế hoạch để đạt Mục tiêu. Đặc điểm của OOB là chú trọng đến “hiệu quả của đồng vốn” – Tức là nhà quản lý luôn biết rõ phải đạt được gì từ các nguồn lực đã bỏ ra.
• Quản lý Thực thi Công việc: Là phương thức tổ chức phân công, hỗ trợ, theo dõi, đánh giá việc thực thi công việc của cán bộ nhân viên theo hướng công khai, minh bạch và hướng vào kết quả. Theo đó, các mục tiêu và nhiệm vụ công việc của cán bộ nhân viên được phân công, thực hiện và đánh giá gắn với các mục tiêu của bộ phận và của tổ chức.

Theo thời gian, các phương pháp và thực tiễn mới về quản lý nêu ở trên được tập hợp nằm trong một Hệ thống được gọi là Quản lý (Thực thi Công việc) theo Kết quả (Performance Management System – PMS).

Đặc điểm của hệ thống Quản lý theo Kết quả (PMS)

PMS là một hệ thống tập hợp các phương pháp tiếp cận và công cụ kỹ thuật trong xây dựng và quản lý công việc theo hướng hướng vào kết quả.

Áp dụng hệ thống quản lý PMS giúp cho các tổ chức:

• Thiết lập được các mục đích, mục tiêu và các chỉ số kết quả trong xây dựng chính sách, kế hoạch;
• Gắn kết và huy động được các thế mạnh của tổ chức với nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu;
• Theo dõi đánh giá được được tiến độ thực hiện so với các mục tiêu đã đề ra;
• Phát hiện được các khiếm khuyến và có các biện pháp cải tiến điều chỉnh kịp thời trong thực thi chính sách; và
• Cho phép thực hiện được các hoạt động để nâng cao chất lượng thực thi công việc của tổ chức và cán bộ nhân viên.

Ý nghĩa của việc áp dụng PMS đối với các tổ chức công và tư

Trong quá trình đổi mới quản lý theo hướng hiện đại, việc áp dụng phương pháp tiếp cận hướng vào kết quả là một xu hướng phổ biến có ý nghĩa to lớn trên mọi lĩnh vực của tổ chức. Cụ thể là:

Thứ nhất, giúp cải tiến công tác lập kế hoạch, đặc biệt nhằm đảm bảo gắn kết các hoạt động công việc với các ưu tiên và các kết quả mong muốn, nhằm đạt được mục tiêu.

Thứ hai, thông qua áp dụng công tác xây dựng và quản lý thực thi ngân sách hướng vào kết quả, giúp thay đổi tư duy và thực tiễn trong quản lý tài chính.

Thứ ba, thông qua các kỹ thuật phân tích các vấn đề có liên quan đến nhiều sở ngành (theo chiều ngang) và đến các cấp hành chính cấp dưới (theo chiều dọc), sẽ tăng cường được công tác phối hợp trong xây dựng và quản lý kế hoạch. Đồng thời giúp cho việc phân công thực thi nhiêm vụ được rõ ràng hơn giữa các ngành và các cấp.

Thứ tư, giúp quản lý và phát triển nguồn nhân lực có hiệu quả hơn thông qua sự phân công nhiệm vụ cụ thể hơn, xác định rõ hơn các năng lực của cán bộ nhân viên cần có để đạt kết quả, đánh giá chính xác nhu cầu đào tạo và phát triển năng lực…

Thứ năm, tăng cường tính công khai, tăng cường chất lượng công tác báo cáo, năng lực kiểm soát công việc và ra quyết định.