5 giai đoạn chuyển số doanh nghiệp

Phỏng vấn Tony Saldanha, tác giả “Why Digital Transformation Fails?

Dịch bởi Trần Vũ Hoài

Chuyển đổi số – mà thực chất là sự liên kết công nghệ số vào mọi hoạt động của doanh nghiệp, là 1 ngành công nghiệp có giá trị 1,7 nghìn tỷ USD, nhưng có tới 70% các nỗ lực này bị thất bại. Nguyên nhân chính không phải là do công nghệ, hay thiếu sáng tạo. Mà là do THIẾU KỶ CƯƠNG. Cụ thể: (a) kỷ cương trong việc xác định mục tiêu đúng cho quá trình chuyển đổi; (b) kỷ cương trong việc thực hiện các qui trình đúng nhằm tạo ra sự chuyển đổi.

Trong cuốn sách mới nhất của mình, với tên gọi “Tại sao chuyển đổi số thất bại”, với hàng chục trường hợp nghiên cứu (case study) cụ thể, và với kinh nghiệm chuyên môn đáng kể của mình, Tony Saldanha đã chỉ ra cho độc giả thấy phương thức thực hiện thành công chuyển đổi số một cách chắc chắc. Thay vì bị coi là hiểm họa đe dọa sự tồn tại của doanh nghiệp, chuyển đổi số sẽ trở thành một cơ hội “đổi đời”. Chìa khóa thành công ở đây chính là: chúng ta phải đột phá trước khi bị phá bỏ.

Chuyển đổi số hiện trở nên quan trọng hơn bao giờ hết vì chúng ta đang sống trong cuộc cách mạng công nghệ lần thứ 4, khi ranh giới giữa các thế giới vật lý, số và sinh học đang ngày càng mờ nhạt.

Trong bài phỏng vấn dưới đây, Tony Saldanha giải thích chi tiết tại sao chuyển đổi số thường thất bại, và tại sao đó là vấn đề hàng đầu đối với doanh nghiệp.

Tại sao chuyển đổi số thất bại?

Đột phá số, Chuyển đổi số, Trí tuệ nhân tạo … hiện đang trở thành 1 lĩnh vực phức tạp, 1 chiêu tiếp thị đầy những khái niệm công nghệ khó hiểu và các thuật ngữ thời thượng. Đó chính là vấn đề, vì chúng ta cần các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cũng như mọi cá nhân bình thường phải coi trọng việc này. Nếu 40% các doanh nghiệp trong danh sách S&P500 có thể bị xóa sổ trong 10 năm tới, và nếu 40-45% số công ăn việc làm (lao động bàn giấy và chân tay) sẽ bị robot thay thế trong vòng 20 năm tới, thì chắc chắn đây là 1 vấn đề rất cấp thiết. Tôi cố gắng trình bày chủ đề này dưới hình thức 1 danh sách checklist đơn giản nhằm cải thiện tỷ lệ thất bại 70% của chuyển đổi số. Tôi định nghĩa chuyển đổi số là việc chuyển đổi các kỹ năng, năng lực và mô hình kinh doanh, đang được sử dụng trong thời đại cách mạng công nghiệp thứ 3 hiện nay, sang thời đại cách mạng CN thứ 4 đang tới. Và tôi cung cấp cho bạn đọc các bước đơn giản để hoàn thành việc chuyển đổi này. Công việc của tôi liên quan tới việc dẫn dắt và chuyển đổi các doanh nghiệp hàng tỷ USD tại nhiều nơi trên thế giới trước đây đã mang lại cho tôi những insights và dữ liệu mới, và được tôi sử dụng cho cuốn sách này. Sự thật quan trọng nhất là 70% chuyển đổi số thất bại là do các lãnh đạo doanh nghiệp đã không hiểu rõ hoặc không có kỷ cương khi dẫn dắt sự thay đổi này.

5 giai đoạn chuyển đổi số

Giai đoạn 1 hay còn gọi là Nền tảng của chuyển đổi số liên quan tới khâu tự động hóa các hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, nó có thể bao gồm các ví dụ sau đây: sử lý đơn hàng của khách hàng bằng hệ thống SAP hoặc Salesforce thay cho sử dụng Excel như trước.

Giai đoạn 2 hay còn gọi là Tách lập (siloed) là lúc 1 số lãnh đạo của doanh nghiệp bắt đầu nhận thức được tiềm năng đột phá của chuyển đổi số nên đứng ra bảo lãnh (sponsor) cho các nỗ lực này. Ví dụ, giám đốc tiếp thị thấy được tiềm năng của việc sử dụng Online để bán hàng chẳng hạn.

Giai đoạn 3, Đồng bộ Bán phần (partially synchronised), là giai đoạn lãnh đạo doanh nghiệp nhìn thấy nhu cầu cần phải có 1 chiến lược tổng thể đơn nhất cho chuyển đổi số. Đó là điều Jeff Immelt thực hiện với GE cách đây vài năm khi ông tuyên bố GE sẽ trở thành doanh nghiệp số.

Giai đoạn 4 – Đồng bộ Toàn phần (fully synchronised – là lúc doanh nghiệp đã chuyển đổi toàn bộ sang 1 mô hình kinh doanh số mới. GE đã không hoàn thiện được bước này và đã phải trả giá bằng việc cổ phiếu bị hạ giá.

Giai đoạn 5, với tên gọi Living DNA, là khi công ty không những chỉ chuyển đổi mô hình kinh doanh, mà còn thay đổi cả văn hóa doanh nghiệp của mình. Khi đó, chuyển đổi số đã trở thành 1 động cơ chuyển đổi vĩnh cửu, liên tục đổi mới các hoạt động của doanh nghiệp. Netflix là 1 ví dụ.

Một số việc phải thực hiện (checklist) để tránh chuyển đổi số thất bại

Cam kết nhận trách nhiệm (Committed Ownership) đối với chiến lược số của doanh nghiệp: lãnh đạo doanh nghiệp công khai đặt nguồn lực và uy tín của cá nhân mình cho chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp, chứ không chỉ đơn thuần đứng lên nhận làm chủ trò (sponsoring) bài toán chuyển đổi số. Jeff Bezos đã làm được như vậy khi xoay chuyển hoạt động tờ Washington Post.

Thực thi tách lặp (Iterative Execution) là việc chia tách chương trình chuyển đổi lớn thành nhiều dự án và sáng kiến thực nghiệm nhỏ. Dự án giới thiệu website chương trình Obamacare tại Mỹ đã gặp phải rất nhiều sự cố khi ra đời do nó đã được quản trị thực thi như 1 dự án Big-Bang khổng lồ.

Trao quyền cho Đột phá (Disruption Empowerment) là việc doanh nghiệp không chỉ tạo điều kiện cho sự ra đời của chuyển đổi mà còn bảo vệ đặc biệt cho các lãnh đạo đột phá của mình. Họ cần được khích lệ chấp nhận những rủi ro khác thường khi điều đó là cần thiết.

Tái tổ chức số (Digital Reorganisation) là việc đưa công nghệ số, với mọi sự phát triển và vị trí tiên phong của nó, từ chỗ chỉ đơn thuần là 1 chức năng của phòng ban IT, vào ứng dụng cho mọi bộ phận của doanh nghiệp. Điều này có tác dụng ngăn chặn bộ phận IT trở thành nút cổ chai.

Đi cùng thời đại (Staying Current) là việc đẩy mạnh đào tạo và hiểu biết về kỹ thuật số cho mọi cấp của doanh nghiệp. Gần đây, Amazon vừa tuyên bố chi 3/4 tỷ USD cho kế hoạch tái đào tạo kỹ năng số cho nhân viên của mình.

Cảm nhận Rủi ro (Sensing risk) là việc tạo ra những metrics giúp cảnh báo sớm cho các doanh nghiệp sử dụng số khi doanh nghiệp sắp bị tác động xấu. Điều này giống như đồng hồ dự đếm ngược ngày tận thế của doanh nghiệp.

Danh mục checklists này có lấy ý tưởng từ phương pháp được sử dụng trong ngành hàng không cho phép đảm bảo tin cậy hàng không tới 99.999999% không?

Tôi nhận thấy có sự tương đồng giữa các bước cần thiết để máy bay cất cánh thành công với các bước cần có để chuyển đổi số cất cánh thành công. Ngành hàng không ngay từ những năm đầu của thế kỷ 20 đã nhận thức được rằng thay vì dựa hoàn toàn vào kỹ năng của phi công để máy bay cất cánh và hạ cánh thành công, họ đã tạo ra 1 qui trình rất kỷ cương, với các bước kiểm tra rất kỹ lưỡng cho mọi đối tượng tham gia vào khâu cất cánh nhằm đảm bảo an toàn của chuyến bay. Các công đoạn Chuyển đối Số của tôi cũng bao gồm 1 loạt các bước cần được kiểm tra cho các khâu chuẩn bị, cất cánh và bảo dưỡng.

Tại sao chuyển đổi số lại là vấn đề số 1 đối với mọi doanh nghiệp hiện nay?

Theo nghiên cứu của McKinsey, KPMG, BT và các công ty khác, chuyển đổi số là ưu tiên hàng đầu cho lãnh đạo các doanh nghiệp vì họ thấy sự đột phá đang diễn ra mạnh mẽ trong lĩnh vực hoạt động của mình. Các ngành truyền thông, bán lẻ, sản xuất, y tế, hàng tiêu dùng nhanh, tài chính, ngân hàng, quảng cáo, vận tải ….. đều như vậy. Nên lãnh đạo các doanh nghiệp này hiểu rằng doanh nghiệp mình cần số hóa để có thể bắt kịp xu thế, và chiến thắng đối thủ cạnh tranh.