10 đểm khác biệt giữa ERP cài đặt tại chỗ và ERP cung cấp trên đám mây

ERP trên cloud

Tony Kontzer

Hiểu được sự khác biệt giữa ERP tại chỗ và ERP đám mây, đặc biệt là mô hình SaaS cho nhiều người dùng, là điều quan trọng trong các quyết định mua. Dưới đây là cách họ so sánh trong 10 khía cạnh quan trọng.

Đã 25 năm kể từ khi Internet thương mại xuất hiện, nhưng cuộc tranh luận kéo dài về việc các công ty nên chọn phần mềm chạy tại chỗ hay trên đám mây vẫn diễn ra gay gắt vì một số lý do.

Mỗi khi một công ty đứng trước ngã rẽ với một ứng dụng cài đặt tại chỗ, họ phải đối mặt với quyết định có nên chuyển ứng dụng đó lên đám mây hay không. Đối với một số ứng dụng, bao gồm CRM và quản lý nguồn vốn con người, đám mây đã là sự lựa chọn rõ ràng trong nhiều năm. Nhưng mọi thứ đã trở nên lộn xộn hơn rất nhiều đối với danh mục ERP, nơi mà phần mềm được kết hợp với khá nhiều thứ mà một doanh nghiệp thực hiện trong hoạt động.

Bất chấp sự phức tạp ngày càng tăng của ERP, những người theo dõi ngành từ lâu đã không còn hứng thú với câu hỏi hóc búa giữa đám mây so với tại chỗ, tự hỏi tại sao nó thậm chí còn là một chủ đề thảo luận.

Robert Kugel, phó chủ tịch cấp cao tại Ventana Research cho biết: “Đây là một cuộc tranh chấp như bộ lạc cổ đại. “Tôi thực sự không quan tâm đến hương vị của đám mây mà chúng ta đang nói đến. Nếu tôi là người dùng cuối, tôi không quan tâm liệu nó có được lưu trữ hay không.”

Cách Kugel nhìn nhận thì không còn gì phải bàn cãi. Phần mềm đám mây ở nhiều dạng khác nhau – SaaS, đám mây riêng, được lưu trữ trên máy chủ, v.v. – đã thắng thế. Đúng vậy, có rất nhiều công ty vẫn đang chạy hệ thống ERP tại chỗ chỉ mới được vài năm tuổi, và ông ấy chắc chắn không khuyến nghị những công ty đó từ bỏ các khoản đầu tư của họ ngay hôm nay. Tuy nhiên, khi đến thời điểm để thực hiện, ông cho rằng có rất ít lý do để phân vân về đám mây so với tại chỗ – đặc biệt là khi những rắc rối về ERP dựa trên đám mây thường xuất phát từ những lo ngại lỗi thời về bảo mật.

“Mười năm trước, bạn có thể đã nói, ‘Tôi sẽ không có cơ hội về điều này; Tôi sẽ chờ xem nó hoạt động như thế nào đối với những người khác,'” Kugel nói. “Ngày nay, khá rõ ràng rằng hệ thống của bạn có nhiều rủi ro hơn trong bốn bức tường của bạn hơn là với một nhà cung cấp đám mây.”

Điều đó nói rằng, vẫn có những lý do thuyết phục mà các công ty chọn sử dụng hệ thống ERP của họ. Hai điều rõ ràng nhất: mong muốn tận dụng tối đa khoản đầu tư lớn đã được thực hiện trong hệ thống hiện tại và miễn cưỡng gây ra căng thẳng cho một bộ phận nhân viên có khả năng chống lại sự thay đổi. Tuy nhiên, cuối cùng, mọi tổ chức sẽ phải đối mặt với quyết định thay thế hệ thống ERP của mình và mỗi ngày, có nhiều khả năng đám mây sẽ thắng.

Tuy nhiên, các công ty lớn nhận thấy các lỗ hổng trong hệ thống ERP tại chỗ của họ sẽ xem xét tất cả các lựa chọn. Và họ sẽ thấy ngay việc chuyển sang một giải pháp thay thế dựa trên đám mây là một quyết định rất lớn bởi vì, một khi quá trình di chuyển đó xảy ra, sẽ không thể quay lại. Để đặt cuộc tranh luận tại chỗ so với đám mây trong bối cảnh, điều quan trọng cần nhớ là hệ thống ERP đã trở thành nền tảng trong các công ty đến mức nào. Họ đã đủ phức tạp trong một thời đại trước đó khi họ chủ yếu làm những gì tên của họ ngụ ý: quản lý tài nguyên. Nhưng hệ thống ERP ngày nay đã trở nên không chỉ là công cụ hoạch định nguồn lực; chúng là mô liên kết liên kết khá nhiều chức năng kinh doanh cốt lõi. Sự phức tạp dẫn đến việc trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, khi lựa chọn một hệ thống ERP, một công ty tập trung vào các yêu cầu chiến lược cụ thể của mình và không bị ảnh hưởng bởi sự cường điệu tiếp thị.

Nói cách khác, đừng quyết định rằng bạn muốn có một hương vị nhất định của ERP. Thay vào đó, hãy xác định hương vị mà doanh nghiệp của bạn cần.

Craig Zampa, phụ trách mảng dịch vụ tư vấn công nghệ kinh doanh tại công ty kế toán Plante Moran cho biết: “Mỗi công ty đều có những nhu cầu chức năng khác nhau mà họ cần phải suy nghĩ. “Nó không nên là mô hình triển khai đầu tiên.”

ERP trên đám mây so với ERP tại chỗ

ERP có ba mô hình triển khai chính: tại chỗ, dựa trên đám mây và kết hợp, là sự kết hợp của cả hai. Các đám mây lai luôn luôn là một khu vực ủy mị. Vì lý do đó, bài viết này tập trung vào việc so sánh các hệ thống tại chỗ với tùy chọn điện toán đám mây phổ biến nhất, SaaS, trong đó một tổ chức đăng ký dịch vụ được cung cấp qua internet.

Có hai loại SaaS chính. Trong mô hình nhiều người thuê, dữ liệu của mỗi khách hàng được tách biệt, nhưng cùng một ứng dụng và cơ sở dữ liệu phục vụ nhiều khách hàng. Với SaaS cho một người thuê, mỗi khách hàng nhận được phiên bản ứng dụng và cơ sở dữ liệu riêng của mình.

Mặc dù có rất nhiều hương vị của đám mây – bao gồm được lưu trữ, công khai, được quản lý và kết hợp – SaaS là một lựa chọn ngày càng phổ biến để thay thế các hệ thống tại chỗ. Bài viết này chủ yếu so sánh phong cách đa người thuê của SaaS ERP với ERP tại chỗ. Mặc dù SaaS cho một người thuê có nhiều khả năng mở rộng, sự thuận tiện và dễ sử dụng của tất cả các ứng dụng SaaS, nó thường phát sinh thêm chi phí và trách nhiệm bảo trì mà hầu như không có trong SaaS đa người thuê.

Với bối cảnh đó, sau đây là 10 điểm khác biệt chính giữa SaaS và hệ thống ERP tại chỗ mà bất kỳ tổ chức nào cũng nên cân nhắc khi lựa chọn giữa hai hệ thống này.

1. Tốc độ triển khai

Ngay từ đầu, SaaS mang lại một lợi thế đáng kể: Trong khi các hệ thống ERP tại chỗ thường mất hơn một năm để triển khai đầy đủ và nhiều năm để đi vào hoạt động, thì các hệ thống SaaS ERP thường sẵn sàng hoạt động sau ba đến sáu tháng. Các ứng dụng SaaS cũng có xu hướng dễ dàng cho nhân viên học cách sử dụng hơn các ứng dụng tại chỗ, giúp giảm bớt quy trình quản lý và áp dụng thay đổi.

2. Những thay đổi và khả năng thích ứng

Mặc dù các hệ thống tại chỗ có thể tùy chỉnh nhiều hơn so với các đối tác SaaS của chúng, các tùy chỉnh có thể khá phức tạp và tốn kém, và sau đó chúng cần được tính đến khi thực hiện bất kỳ thay đổi quan trọng nào đối với hệ thống. Các sản phẩm ERP dạng SaaS về bản chất có xu hướng cắt bớt những thứ rườm rà (cookie) nhiều hơn nhưng chúng cũng tương đối dễ thao tác và cấu hình. Ngoài ra, do khả năng kết nối liên tục của chúng, hệ thống SaaS ERP cập nhật các thay đổi ở mọi nơi một cách tự động, trong khi các hệ thống tại chỗ có nhiều khả năng gặp vấn đề về tính nhất quán của dữ liệu.

3. Kiểm soát hệ thống và dữ liệu

Trong kịch bản SaaS, nhà cung cấp ERP hoặc nhà cung cấp đám mây bên thứ ba quản lý phần mềm và dữ liệu, điều này giúp giảm một số chi phí liên quan đến các hệ thống tại chỗ, đáng chú ý nhất là nhân viên cần thiết để duy trì nó. Tuy nhiên, mô hình tại chỗ cung cấp mức độ kiểm soát cao hơn đối với hệ thống và dữ liệu.

Hầu hết các hệ thống ERP dựa trên đám mây đều cho phép cá nhân hóa ở một mức độ nào đó, cho phép các công ty định cấu hình phần mềm để phù hợp với giao diện của họ, nhưng khả năng sử dụng nhất quán mã tùy chỉnh bị hạn chế hơn nhiều với SaaS đa người thuê so với các hệ thống tại chỗ hoặc SaaS cho một người thuê. Việc buộc phải hạn chế tùy chỉnh mang lại nhiều lợi ích, chẳng hạn như cải thiện tính nhanh nhạy, giảm chi phí ERP và ít chậm trễ hơn trong việc triển khai, nhưng nó cũng có thể hạn chế lợi thế cạnh tranh nếu CNTT không thể đáp ứng đầy đủ các tính năng độc đáo.

4. Tích hợp

Mức độ cao mà dữ liệu được lưu chuyển giữa các ứng dụng hiện nay đã đòi hỏi hầu hết các nhà cung cấp ERP phải cung cấp các công cụ tích hợp. Hệ thống ERP của SaaS có xu hướng sử dụng API để dễ dàng quá trình tích hợp. Tuy nhiên, trong trường hợp không có API, việc sử dụng các giao thức tiêu chuẩn hoặc hệ sinh thái kinh doanh tương tự có thể rẻ hơn việc phát triển phần mềm tích hợp đặc biệt. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xem xét các yếu tố tích hợp khác nhau khi xem xét SaaS so với ERP tại chỗ.

Với SaaS ERP, các tích hợp tự động tiến hành khi ứng dụng cập nhật mà không cần đầu tư thêm. Tuy nhiên, để nâng cấp hệ thống ERP tại chỗ, CNTT thường phải thực hiện lại các tích hợp từ phần mềm trước đó. Trong những trường hợp như vậy, các nhà cung cấp tại chỗ có thể phát triển các mô-đun tích hợp chuyên biệt cho các công ty để phù hợp với nhu cầu luồng dữ liệu cụ thể hoặc cơ sở hạ tầng hiện có của họ. Các nhà cung cấp SaaS chỉ đơn giản là không cung cấp mức độ cá nhân hóa đó.

5. Cập nhật

Phần mềm ERP dựa trên SaaS thường được cập nhật thường xuyên hơn các hệ thống truyền thống, đôi khi thậm chí hàng tháng hoặc hàng tuần. Điều này giải phóng các công ty khỏi phải lên lịch và quản lý các bản cập nhật hoặc lo lắng về các mô-đun ứng dụng đã lỗi thời. Nó cũng có thêm lợi ích là nới lỏng việc tuân thủ các quy định của chính phủ và ngành đang thay đổi. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là mô hình SaaS nhiều người thuê cũng ngăn các tổ chức có thông tin đầu vào về những nâng cấp nào họ nhận được và khi nào.

6. Truy cập từ di động

Rất ít lĩnh vực của câu hỏi hóc búa về triển khai ERP lại rõ ràng như vấn đề này. Mặc dù hầu hết các nhà cung cấp ERP đều cung cấp một số cách để cung cấp quyền truy cập di động để phê duyệt, thông báo và khả năng hiển thị vào hoạt động kinh doanh, nhưng việc thiết lập điều này trên một hệ thống tại chỗ có thể có nhiều phức tạp, đặc biệt nếu nền tảng di động của bên thứ ba là cần thiết để phục vụ như liên kết với hệ thống ERP. Ngược lại, các sản phẩm ERP của SaaS phần lớn cung cấp tính di động nguyên bản được hỗ trợ bởi một ứng dụng di động tiêu chuẩn.

7. Hiệu suất

Phần lớn, các hệ thống ERP được triển khai chắc chắn hoạt động tốt cho dù chúng là hệ thống tại chỗ hay dựa trên SaaS, nhưng vẫn có sự khác biệt. Ví dụ: khi kết nối internet có vấn đề, các tổ chức có thể tạm thời mất quyền truy cập vào các ứng dụng SaaS, trong khi điều đó rất khó xảy ra với hệ thống tại chỗ. Tuy nhiên, khi kết nối internet mạnh mẽ, các ứng dụng SaaS hoạt động đáng ngưỡng mộ và miễn nhiễm với các vấn đề về hiệu suất mà tắc nghẽn trên mạng doanh nghiệp có thể tạo ra cho các hệ thống ERP tại chỗ.

8. Bảo mật và độ tin cậy

Nhu cầu bảo vệ dữ liệu quan trọng, chẳng hạn như tài chính doanh nghiệp, thông tin nhân viên, thông tin tài khoản khách hàng và bí mật thương mại, có nghĩa là bảo mật dữ liệu vẫn là một yêu cầu thiết yếu của ERP. Và nhiều tổ chức đã viện dẫn sự thiếu an toàn được nhận thấy trong SaaS để biện minh cho việc lựa chọn một hệ thống tại chỗ.

Tuy nhiên, về chủ đề này, một điều đã trở nên hoàn toàn rõ ràng: các nhà cung cấp SaaS có đội ngũ nhân viên cam kết không làm gì khác ngoài việc bảo vệ các ứng dụng của họ, lưu ý đến nhu cầu tuân thủ của hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn công ty.

“Điều đó đòi hỏi phải tuân thủ các tiêu chuẩn vượt trội hơn những gì bạn có trong trung tâm dữ liệu của riêng mình”, Zampa nói.

Một mối quan tâm chung khác với bất kỳ hệ thống ERP nào là không thể hoạt động do trục trặc phần mềm, phần cứng và cơ sở hạ tầng. Sự gián đoạn hoạt động có thể dẫn đến tổn thất lớn và sự phụ thuộc của các nhà cung cấp dịch vụ đám mây vào truy cập internet có thể là mối quan tâm đặc biệt đối với các doanh nghiệp có vị trí xa hoặc ở các khu vực có kết nối mạng kém tin cậy hơn. Tuy nhiên, vì nhiệm vụ của họ là hỗ trợ nhiều khách hàng, các nhà cung cấp đám mây thường có nhiều giao thức dự phòng và phục hồi sau thảm họa để bảo vệ dữ liệu và đảm bảo độ tin cậy.

Zampa coi đó là một lợi thế thực sự. Ông nói: “Nếu bạn là nhà sản xuất trị giá 100 triệu đô la và đang quản lý môi trường ERP của riêng mình và bạn gặp phải một sự cố máy chủ, bạn sẽ thất vọng. “Đó không phải là vấn đề cần quan tâm của một nhà cung cấp đám mây nhiều người thuê.”

9. Các mô hình thanh toán

Phần mềm ERP tại chỗ thường được định giá với giấy phép sử dụng một lần, vĩnh viễn và phí hỗ trợ liên tục, một số có thể thương lượng. Hệ thống SaaS ERP theo mô hình đăng ký với phí thường phải trả theo tháng hoặc năm. Các nhà cung cấp SaaS có thể định giá các ứng dụng đám mây của họ dựa trên nhiều yếu tố sử dụng, chẳng hạn như số lượng người dùng, khối lượng giao dịch hoặc số lượng dữ liệu.

Nhìn chung, các hệ thống tại chỗ có chi phí trả trước cao hơn, trong khi SaaS ERP có thể sẽ tốn kém hơn theo thời gian.

10. Tổng chi phí sở hữu

Có những chi phí liên quan đến bất kỳ hệ thống ERP nào, cho dù đó là trên đám mây hay tại chỗ. Tuy nhiên, phần mềm SaaS ERP có một số loại chi phí linh hoạt và chi phí dài hạn cần xem xét. Sự khác biệt rất quan trọng khi xem xét SaaS so với ERP tại chỗ, vì vậy đây là một số lĩnh vực mà việc hiểu những điểm tương phản này có thể hữu ích:

•           Thiết lập. Các tổ chức thường không phải trả tiền cho việc thiết lập hoặc cài đặt hệ thống đám mây, trong khi việc triển khai phần mềm ERP tại chỗ đòi hỏi đầu tư đáng kể về thời gian và tiền bạc. Bỏ các chi phí liên quan đến việc mua phần cứng và máy chủ, trả tiền cho cơ sở vật chất và thuê nhân viên để vận hành và bảo trì hệ thống, và rõ ràng ERP tại chỗ có thể mang lại chi phí trả trước rất lớn. Thêm vào đó, một tổ chức sẽ chịu chi phí cập nhật. Ngược lại, các bản cập nhật được tự động đưa vào phần mềm SaaS ERP.

•           Tùy biến. ERP tại chỗ thường dễ tùy chỉnh hơn nhưng yêu cầu phần cứng bổ sung và thời gian ngừng hoạt động có thể xảy ra. Mặc dù hệ thống ERP của SaaS ít tốn kém hơn và tùy chỉnh nhanh hơn, nhưng hệ thống ERP tại chỗ hoạt động tốt nhất cho các công ty cần các tùy chỉnh sâu rộng hoặc duy nhất.

•           Hỗ trợ kỹ thuật. Hỗ trợ SaaS ERP ít tốn kém hơn so với hỗ trợ tại chỗ, với hỗ trợ thường được cung cấp trực tuyến và bao gồm trong giá đăng ký. Ngoài ra, với phần mềm tại chỗ, các tổ chức có thể phải trả thêm tiền cho CNTT tại chỗ để đảm bảo rằng phần mềm hoạt động bình thường.

Cuối cùng, lựa chọn một hệ thống ERP là một quyết định tốn kém sẽ ảnh hưởng đến công ty trong nhiều năm, vì vậy không ai muốn làm sai.

Zampa cho biết: “Quá trình lựa chọn một nền tảng phần mềm ERP là hoàn toàn quan trọng đối với doanh nghiệp và nó thường là một khoản đầu tư gần hoặc hơn một triệu đô la. “Không ai có một triệu đô la để vứt bỏ.”

Nguồn: techtarget

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*